Oprogramowanie ERP z obsługą OCR to sposób na zwiększenie konkurencyjności firmy, bez względu na branżę, w której działa. Dzięki tej technologii i możliwe jest poprawienie szybkości i wydajności fakturowania, co pozwala na większą koncentrację na usprawnieniu obsługi klientów. Systemy OCR zastosowane w oprogramowaniu ERP umożliwiają automatyczne wyodrębnienie danych z dokumentów, co pozwala na edytowanie i cyfrowe przechowywanie informacji bez ręcznej interwencji.
Czym jest OCR?
Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) to szeroko stosowana technologia, która konwertuje teksty w formie obrazu lub maszynopisu na teksty do odczytu maszynowego. Dzięki temu możliwe jest edytowanie i cyfrowe przechowywanie informacji z dokumentów bez ręcznej interwencji. OCR znajduje zastosowanie w przetwarzaniu różnego rodzaju dokumentów, począwszy od zamówień zakupu, po dokumenty diagnostyczne pacjentów.
Istnieją systemy OCR oparte na szablonach oraz systemy bezszablonowe, oparte na sztucznej inteligencji, co pozwala na zrozumienie kontekstu i inteligentne wyodrębnianie danych ze złożonych dokumentów. Integracja systemów OCR z oprogramowaniem ERP przyspiesza przepływ pracy, redukuje koszty i poprawia doświadczenia klientów. Ponadto, zastosowanie narzędzi OCR umożliwia konwersję i przechowywanie ogromnych ilości danych w formacie cyfrowym, co jest bardzo ważne w dzisiejszych czasach. Według prognoz, do końca 2025 r. wartość branży OCR przekroczy 25 mld USD i będzie rosła w tempie 14,8% rocznie w latach 2017-2025.
Według prognoz, do końca 2025 r. wartość branży OCR przekroczy 25 mld USD i będzie rosła w tempie 14,8% rocznie w latach 2017-2025.
Dlaczego OCR jest ważny w automatyzacji procesów dokumentów?
Większość firm nadal ręcznie przetwarza duże ilości dokumentów bez jakiejkolwiek formy digitalizacji. Skutkuje to wyższymi kosztami i złożonością przechowywania dokumentów, pochłaniając więcej czasu podczas obsługi wrażliwych oraz poufnych danych klientów bez zabezpieczeń i prywatności.
Oprogramowanie umożliwia szybką konwersję zeskanowanych dokumentów, takich jak zamówienia zakupu, na dokumenty tekstowe do odczytu maszynowego. Tekst/informacje zawarte w dokumencie mogą być edytowane i przechowywane cyfrowo bez potrzeby jakiejkolwiek ręcznej interwencji, dzięki czemu zapisy są bezpieczne i dostępne w czasie rzeczywistym zgodnie z wymaganiami.
Ale jak to działa?
Rozróżniamy dwa typy systemów OCR:
Szablonowe:
W systemach OCR opartych na szablonach oprogramowanie ma na celu wyodrębnienie określonej sekcji dokumentu i wyodrębnienie informacji z tej sekcji w dedykowany sposób. Dla każdego pola, które ma zostać wyodrębnione z dokumentu, np. numer dokumentu lub numer faktury zakupowej, użytkownik tworzy konfigurację, która jest zapisywana jako szablon. Użytkownicy tworzą osobny szablon dla różnych dostawców i jest używany, jeśli pozycje etykiet zakupu lub wierszy pasują do szablonu.
Te konfiguracje są najbardziej odpowiednie dla formularzy o stałej strukturze, w których dane pozostają w tej samej pozycji na każdej stronie. Jednak zmiana struktury dokumentu przychodzącego w stosunku do szablonu utrudnia wydobycie informacji, co skutkuje błędnymi danymi i niespójnościami. Aby tego uniknąć, w grę wchodzi OCR bez szablonów lub uczenie maszynowe, znane pod pojęciem sztucznej inteligencji.
Bez szablonów lub oparte na sztucznej inteligencji:
Taki rozwiązanie to OCR nowej generacji, które wykorzystują techniki uczenia maszynowego i głębokiego uczenia się, aby zrozumieć kontekst, jednocześnie inteligentnie wydobywając dane ze złożonych dokumentów. Nie ma potrzeby budowania szablonów i tworzenia dodatkowych reguł, aby zrozumieć nowe dokumenty. Podczas gdy OCR oparty na szablonach działa w przypadku formularzy ustrukturyzowanych, AI OCR jest odpowiedni dla formularzy częściowo i nieustrukturyzowanych, ponieważ system został przeszkolony w taki sposób, że nie wymaga tego samego zestawu reguł lub szablonów. Może wyodrębniać dane na podstawie kontekstu i pozycyjne zrozumienie dokumentu.
Zarówno szablonowe, jak i nieszablonowe rozwiązanie zintegrowane z ERP przyspieszają fakturowanie, oszczędzając czas, zasoby i koszty, które ponosimy podczas ręcznego wprowadzania.
Korzyści z implementacji systemu OCR
Firmy, które regularnie współpracują z setkami dostawców, nie mogą ryzykować swojego czasu i zasobów, wykonując ręczne fakturowanie i wprowadzanie danych. Sprawdź, jakie korzyści uzyskasz, dzięki implementacji systemu OCR.
Oszczędzisz czas i koszty
Przyspieszysz przepływ pracy
Zabezpieczysz dane
Ulepszysz obsługę klienta
Zwiększysz produktywność
Oszczędzisz czas i koszty
W przypadku braku systemu OCR, pracownicy muszą ręcznie zapisywać wszystkie szczegóły dokumentów, co stanowi czasochłonną i podatną na błędy pracę. To, w połączeniu z kosztami, jakie firma wydaje na papier, drukarkę, elektryczność i wysyłkę dokumentów, fizycznie stanowi miliony złotych. Dodanie OCR do oprogramowania ERP radykalnie oszczędza czas i koszty. OCR może zaoszczędzić do 70% kosztów przetwarzania, jeśli zostanie zastąpiony oprogramowaniem do ręcznego wprowadzania danych.
OCR może zaoszczędzić do 70% kosztów przetwarzania, jeśli zostanie zastąpiony oprogramowaniem do ręcznego wprowadzania danych.
Przyspieszysz przepływ pracy
Wraz z rozwojem firmy rośnie również liczba przychodzących faktur. Jeśli wprowadzanie danych nadal odbywa się ręcznie, liczba faktur wymagających przetworzenia będzie się piętrzyć. Aby temu zaradzić, przedsiębiorcy muszą zatrudnić więcej pracowników, czego można uniknąć dzięki prostej integracji systemów OCR. Dzięki OCR możesz digitalizować i włączać dokumenty do swoich przepływów pracy, eliminując wiele pracy związanej z ręcznym przetwarzaniem faktur.
Zabezpieczysz dane
Dokładność jest jednym z głównych problemów związanych z kompilacją danych w każdej firmie. Narzędzia OCR przetwarzają nieustrukturyzowane dane na dokładne i ustrukturyzowane dane wejściowe, redukując niedokładności. Wprowadzanie danych OCR może być również skuteczne w rozwiązywaniu problemów, takich jak utrata danych lub naruszenie danych. Dzięki OCR wszystkie dane są przechowywane w śladach cyfrowych. Możesz także ograniczyć dostęp do takich informacji, przestrzegając RODO, nie martwiąc się o ewentualne naruszenia danych.
Ulepszysz obsługę klienta
Klienci często proszą firmy o udzielenie potrzebnych informacji i wskazówek. Czas nie jest tu bez znaczenia. Na przykład, jeśli Twoi klienci chcą natychmiastowego dostępu do faktury wysyłkowej, ręczne wyszukiwanie i wprowadzanie danych do systemu ERP zajmie wieki. W takich sytuacjach kluczowa staje się szybka dostępność danych. OCR ułatwia cyfrowo zorganizowane przechowywanie i błyskawiczne wyszukiwanie informacji o kliencie. Doświadczenia klientów ulegają poprawie dzięki znacznemu skróceniu czasu oczekiwania, co z kolei zapewnia szybszy zwrot z inwestycji dla Twojej firmy.
Zwiększysz produktywność
Ilość codziennych dokumentów, którymi musi zajmować się pracownik, znacząco spada dzięki wdrożonemu oprogramowaniu do rozpoznawania obrazów OCR. W rezultacie mają szybszy dostęp do danych cyfrowych, które można aktualizować i udostępniać w firmie, ostatecznie tworząc bardziej bezproblemowe i komfortowe środowisko pracy, które zwiększa produktywność i generowanie przychodów dla firmy.
Konwersja i przechowywanie ogromnych ilości danych w formacie cyfrowym jest niezwykle ważne, ponieważ dane to "nowa waluta". Zastosowanie narzędzi OCR do konwersji i przechowywania dużych ilości danych może zaoszczędzić czas i pieniądze oraz usprawnić procesy w firmie.
Comments